もう師走！12月ですね！今年のうちにブログを書き終えることを誓いまして、やっとやっと結婚式についてをまとめていきます。
私たちは 今年５月２６日入籍、９月１６日に式を挙げました。
実は日程はもっと後の予定だったのですが、入籍直後に妊娠という予想外のことが起こり、日程を早めました。
９月頭の夫の両親が来て国内旅行をアテンドしていたので、
結局、結婚式・パーティの準備期間は、妊娠期間を含めてもまさかの実質２ヶ月半になりました。（注：最初３ヶ月と書いてましたが訂正します）
ウェディングだと普通は半年または1年前から準備するみたいなので、モーレツなプレ花嫁でした。
私は仕事もコミュニティマネージャー、そしてLunchTripというNPO法人を10年前からやっており、おそらくイベント運営という形では総計200回くらいやってます。
なので、ウェディングも私にとってはコミュニティイベントの位置付け。
「私たち夫婦とのエンゲージを高めてもらう」コミュニティイベントの爆誕です！
なので下記のブログは、今後結婚式をする予定があってもなくても「思いのこもった、ユーザーのエンゲージが上げるイベントを短期間準備で実現したい」という企業のコミュニティ担当者にも当てはまるように書いたつもりです。
目次：
- 目的・最高/最低の結果は？先に決める
- 開催日時を決める
- 会場下見で、理想のイメージを膨らませる
- 必要条件で絞って会場決定
- ベンダー選びはチーム作り。相性＋条件で選ぶ
- 準備工程はオンラインで見える化
- 準備はメッセ・LINE・オンラインミーティングで簡潔に
- タイムテーブルはコンテンツと参加者を中心に考える
- コンテンツはこだわる箇所・捨てる箇所を決める
- 当日だけではなく前後のコミュニケーションが肝心
さあ、Let’s go!
開催目的・最高/最低の結果を明確にする
ここ、ほとんどの人が飛ばすと思うのですが・・・「開催目的(Objective)は何か？ 一番良い/悪い結果はbest/worst output何か? 」を話すことから始めるの、とても大事です！
企業のイベントはもちろん、結婚式でもやりました。
ここを決めておくと、理想が膨らみすぎた時の予算管理にも役立ちます。最初に話して関係者（結婚式なら夫婦）で共有しておくべき。
私たちの場合
- 目的＝ゲストに「我ら夫婦といると楽しい、今後も関わりたい」と思ってもらう。自分たちにとってもゲストの皆様が人生の大事な一部”Part of us”であることを伝える
- 最高の結果：大好きな場所・服・装飾で、ゲストと一緒に作って最高に笑える時間を作る。積極的に体と心を動かしてもらい、遠くでも参加してよかった！と記憶に残る時間にする。
- 最低の結果：開催できない。悲しくて泣く。二人が喧嘩して別れる。
と定義しました。つまり、どんなことがあっても、最低の結果だけは免れて、目的が達成されたら良いんです。これは心の支えになるからオススメ。
ちなみに、裏テーマも。それはガンジーの「Be the change you want to see in the world=欲しい未来は自分で作る」。
30歳もゆうに過ぎ、結婚式に何十回も参列してきたので、ある程度自分がやりたい式の形ができていたんです。
「定番」や「しきたり」で良いと思うところは取り入れて、そうじゃない部分は自分たちで新たに作ることを意識して行いました。
開催日時を決める
コミュニティイベントの目的にあった開催時期にします。キックオフなのか？表彰式なのか？サービスローンチなのか？
一般的に結婚式の場合は会場都合で日時が決まることが多いので、この後の会場決定と順番が入れ替わることもありますね。
うちの場合は夫の両親が来日できるタイミングという制約があり、あとは冒頭の通り。
一般的には無理のない準備期間をお勧めしますが、まあそうじゃない時のために、このブログ書いてますw
会場下見に行き、理想のイメージを膨らませる
企業のイベントでも、会場選びは本当に大事ですよね。社内に素敵な場所がある場合はいいのですが、社外でやる大きなイベントは忙しくてもロケハン必須。
まずは当たりをつけてみて、イメージを膨らませて必要条件を絞り、そして決めていきます。
今回結の場合、入籍前の春くらいからガーデンウェディングができそうなところを回ってたのは少なくともよかった。
なお、この時点でビジュアルサーチでPinterestを使うと余計イメージが膨らみますよ。
必要条件で絞って会場を決める
会場を色々見ている間に、だんだん自分たちでも欲しいものがわかってきて、絞っていきます。
挙式会場の下見に行ったあと、「メニューの持ち込みができますか？オンラインミーティングできますか？オンラインで工程管理できますか？」と聞くと「そんな質問ありえない」といった口調で断られ、こりゃ無理だとなったことが続き、
忙しい夫にも「1回あたり３時間時間取られるのきつい」と言われたので、事前に条件で絞ることにしました。
ガーデンもあって、嘘っぽくない日本の本格さもあって、何より料理メニューをこちらで決められ、70ー100名入る場所。
もちろん、なかなかない。
当てはまったのは・・・・神奈川県茅ヶ崎市にある、昔から日本酒と湘南ビールを作っているMOKICHI TRATTORIA という会場でした。
敷地のエントランスに、わたしたちの心を射抜く緑のトンネルがあり
こんな緑に囲まれたガーデンがあって
本当のオーセンティックな建物で（400年前からの古民家を改装）
料理や司会やカメラマンなどの制約が少なく、料理を全メニュー指定できる。
そしてとにかく使えるスペースが広い。小さな村みたいな敷地、屋内外、（欲しければ屋上も！）を丸ごと使える！！（このエリア全部MOKICHI敷地です！）
遠いのがネックでゲストには迷惑をかけましたが、自分でいろいろこだわりを詰め込みたかった私たち（主に私）には、改めて本当にベストだった！
ベンダー選びはチーム作り。相性＋条件で選ぶ
会場がやっと決まりました。
会場と同じく自分たちのこだわりを実現するための必要条件を出し、絞っていきます。
紹介されたらまずインスタやウェブサイトを見て、お話してみて、エクセルシートで点数付けをして、決めていきます。もちろん、条件の中に相性というのも入れてね！！
（結婚式の場合、会場とベンダーが全てセットになってることが多いですが、正直自分でチームを選んで作っていくほうがよっぽど楽しいです。じゃないとおきまりのパターンになりがち）
私たちの結婚式の場合は、
- 装飾は空間装飾が得意な人。 →紹介でWawacinema長谷川さん
- プランナーさんはITスキル（オンラインミーティング・Spreadsheet）が使えて場所をよく知ってる人。ただし会場付きプランナーである必要はない →紹介でマキさん
- カメラマンさんは外・中の会場を綺麗な光で撮れる人 →LunchTripのカメラマン宍倉さんのご紹介でYuji Tannoさん
- メイクさんは上手で婚礼経験があって、できれば特殊な会場のことをわかっている人 →紹介でAyaさん
準備工程はオンラインで見える化して一元管理
コミュニティイベントを行うときは私はいつもGoogle Driveでフォルダを作り、スプレッドシート(Excelのオンラインバージョン)で工程管理をするのですが、結婚式でも同じことをやりました。
仕事であれば当たり前すぎる話なのですが・・・婚礼業界は驚くほどにIT化されていない。なのでこのオンライン準備の話をすると驚かれます。
フォルダ分け
スプレッドシートのシート分け
- 目的
- 予算と計算表
- コンテンツ案
- タイムテーブル
- 装飾
- メニュー
- 招待者
- レイアウト
- スクリプト
- ウェブサイト文言
- 音楽
- 引き出物
このシートを自分で作り、プランナーさん、装飾さん、音楽DJ、カメラマンなどに共有しました。
準備連絡はメッセ・LINE・オンラインミーティングで簡素化
これも仕事上は特に珍しいことではないと思いますが・・・
連絡は基本メッセ・LINEで。関連するスレッドを作り、スレッドに名前をつけて分けていきます。
あとは２週間に1回、確認のためのミーティングも、会う必要のあるときはオフライン、内容を確認したいときはSkypeやGoogle Hangoutなどです。毎回茅ヶ崎までいけないからね。
（ただ挙式会場ではオンラインミーティングできるところはほぼ皆無で、ミーティングは面会のみでした。）
タイムテーブルはコンテンツと参加者のバランスで自分で決める
タイムテーブル、地味にイベントの鍵です。
前例がこうだから、いつもこの順番だから必ずそうするべき、なんてことはないと私は思ってます。
それよりも参加者がちゃんと楽しめて、無理がないか。伝えたいことが伝えられるか。それをきちんと考えるべし。
実際私たちの結婚式はとても変わった順番で、少しゲストの皆をざわっとさせたと思います。親には最初反対されましたw
でも、1次会のあと2次会まで２時間待たせるって結構ユーザーアンフレンドリーだなと思ってたので、屋内着席披露宴(1次会)→屋外挙式→屋内外立席パーティ(1.5次会)として、後半だけの人は挙式からこれるようにしました。
そして書いてないですが最後に参加自由な花火＠茅ヶ崎ビーチもしました！
コンテンツは目的に焦点を当て、こだわる箇所・捨てる箇所を捨てる
この部分、企業のイベントでもすごく大事です。
何を採用し、何を捨てるか。
結婚式の場合、みんななんでそんなに大変なんだろうとタカをくくってましたが、これ結局自分が主役で全部こだわりたくなるから大変なんだよね。
私たちの場合は時間がないこともあって、こだわるところ・捨てるところを明確にしました。
それらを踏まえ、次回はこだわったポイントをお伝えしていきます。
また、イベント当日だけではなく前後のコミュニケーションが肝心 の部分も、また次回！
じゃあまた、次回お楽しみに❤️
